新規開発営業でお客様の話を聞いている中で、ここ数年でよく耳にするのが「給食会社が解約を申し入れてきた。突然のことで対応に困っている。」というものです。
委託業務契約書には解約事項が定められています。
給食会社はそれに則って解約を申し入れているのですから、ルール上は問題ありません。
ではなぜ、申し入れを受けた側が対応に苦慮するのでしょうか。
多くの場合、それは契約解約日が近いからです。
給食の委託契約における解約条項では解約日の２ヶ月か３ヶ月前に通知をするよう定められていることが多いようです。
対応に苦慮するのは、２～３ヶ月後にこれまで社員食堂や施設の食事提供を任せていた業者がいなくなってしまうからです。
２～３ヶ月でコンペの計画を立て、給食会社に声をかけ、書類選考やプレゼンといった選考過程を経て業者決定をしてスタートするのは至難の業です。
業者決定をしてから開業するまでの準備期間を考えると業者選定に当てられる期間はわずかです。
対応に苦慮するのも無理はありません。
解約を申し入れた給食会社はルールで決められたとおりに動いているわけですから、訴えることは出来ません。
私が知っているお客様では、一時的に食事提供を停止して、新しい業者が決定して食堂を再開するまで弁当対応や個人対応にするところもありました。
このような事態を避けるために出来ることはあるでしょうか。
いくつか挙げてみましょう。
- 委託契約における解約事項を改めて通知日を解約予定日の半年前にする。
- 現業者の担当者とのコミュニケーションを密にして、最悪解約になるとしても、契約書の解約規定より前倒しに通知を受けられるようにしておく。
- 他の給食会社とのコネクションを持ち、現業者になにかあったときに備える。
- 給食会社にこだわらず、弁当業者やケータリング業者とのチャンネルを持っておく。
といったところでしょうか。
いずれにせよ、現在食事提供を任せている給食会社に何か起きたときのために、事前に手を打っておくことが大切です。
解約通知を受けてからでは手遅れなのです。
現在、物価高や人件費高騰により、どの給食会社も運営に苦しんでいます。
値上げ申請や運営の見直しの打診の兆候はないでしょうか。
もし兆候があったら、突然の解約通知につながる前に話を聞いてみてはいかがでしょうか。
まずは、現在契約している業者とのコミュニケーションを密にすること、それと並行して他の業者の話を聞いてみること、他の方法を検討しておくこと、そういった事前の準備をしておくことが突然の業者撤退への準備になるのです。
